关于职能管理工作的几点思考

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最近和其他部门关于一项制度开展了深入的分析和讨论,触发了一些思考。

1、制度、流程、标准、指南等如何才能传达到各个执行部门,得到真的执行?目前看执行部门的内部对同一件事情的认识不统一,最坏情况是是完全不一致的。我们往往会认为执行部门内部沟通不畅,这个确实也是主要原因,但是有可能职能部门可以多走一步,在制度管理环节给相关部门领导开会或者有个什么环节来征求部门领导层级的意见会有一些帮助,但是这个方面难度较大,难以凑齐人开会,因此还可以通过邮件方式和消息提醒的方式来确保收到。可以根据制度层级的不同,上升高度,甚至可以通过办公会方式。

2、制度流程的管理要更加规范化。制度讨论方法,要更加公开透明,通过各种会议,并且每个会议都要跟上纪要,不一定OA,可以邮件开展。切忌不要用微信群当做办公场所和会议室,微信群用来讨论任务等等,没问题,但是对于制度这类讨论不能作为最终的发布依据,还是要回到邮件方式。这倒是让我又想起来我在大数据部推广的信息流管理办法,这个管理办法明确了各种内容的讨论方式。针对反馈的意见,要识别是真的有问题,还是故意使坏。对于后者要严格打压和消除,对于前者,要认真对待。

3、制度和流程,要充分考虑明白【目标和执行】、【流程和工具】的关系。首先要明确目标,这是管理要求,但是明确目标实现的时候就要考虑好可执行性(结合现状),但是也决不能因为执行难就不做规定或者放低标准。如果需要,甚至可以在制度中明确执行途径,避免不能落地的形式主义。根据实际情况,可以设定比例,在推进会等过程中,可以跟踪比例,这样就有目标有方法了。如果有流程,尽可能结合工具建设来落地,但是并不要因为没有工具就不做流程了,等不起。

4、制度和聪明人的问题。仔细观察了几个制度的执行,发现目前上有政策、下有对策的问题很严重。对于管理部门来说,希望的场景是:设定目标、制定办法、跟踪落实、获得提升。但是现在的难题是,执行单位找领导、报假数的问题非常严重。比如填报工时,以前有报数机器人,我自己也用过;自从有了【顺延上周】的选项后,75%的经理都用顺延上周这个选项,管理效果可想而知。本来职能管理部门可以通过调整参数来观察管理举措的效果,结果是无论如何调整参数,都是一个结果,让管理部门不知道咋回事。这里面就是聪明人的问题。有两类:一类是找领导开绿灯,避开管理,或者公开吐槽来黑;另外一类是默默寻找漏洞和盲区,钻空子。聪明人太多是制度无法贯彻、无法高质量发展的关键问题之一。

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